一、5S管理的具体含义：

1、整理：就是区分必需和非必需品，现场不放置非必需品：将混乱的状态收拾成井然有序的状态；5S管理是为了改善企业的体质；整理也是为了改善企业的体质;

2、整顿：就是能在30秒内找到要找的东西，将寻找必需品的时间减少为零：能迅速取出△能立即使用；处于能节约的状态;

3、清扫：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态， 清扫的对象：地板、天花板、墙壁、工具架、橱柜等；机器、工具、测量用具等;

4、清洁：将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理公开化，透明化;

5、素养： 对于规定了的事，大家都要认真地遵守执行；典型例子就是要求严守标准，强调的是团队精神；养成良好的5S管理的习惯;

二、办公室存在的问题：

1.工作目标不明:一是办公室整体工作缺乏总体目标和规划，不清楚办公室工作就应做到什么程度，什么样貌，向一个什么方向发展。二是办公室人员个人对自己的岗位也缺乏正确定位，领导安排布置一件事就做一件事，缺乏自己工作规划和目标。不会用心主动去思考，去构想下一步的工作，常常导致不主动就被动的局面。

2.服务对象不清:办公室人员服务对象不仅仅仅是领导，还有全体干部职工以及领导联系单位，服务更不上。有事时，总是找理由推脱，没有构成服务上的合力，导致一些工作完成的不好，总是离领导要求相差甚远，影响整个单位的形象。

3.执行力不强:办公室对领导落实给各科室和干部职工交办的工作协调不够，催办不力，有的科室不愿意由办公室直接落实工作，有的还想要领导直接落实才愿意去做，只要领导交办的眼前事情做完做好就行，由办公室落实的工作敷衍了事。目前有的科室及办公室在具体工作中存在不急、不管、不问。

4.自身职责定位不准:办公室人员没有明白办公室工作就是服务的基本职责，认为办公室是机关中枢，是指挥机构，什么都作单方面决定，而不是先向干部职工征求工作意见和推荐，造成制订的许多办法和措施，得不到领导的肯定和职工心悦诚服的执行。

5.工作措施创新不够:目前，办公室的工作措施基本上是延续以前的工作措施，依样画葫芦，其管理j式也基本是按照岗位职责上面规定的主要事项而进行。办公室没有根据时间、地点、人员、机构、工作要求社会形势等客观环境的变化而完善相关措施，更没有提出新颖的创新举措来提高工作效率。

6.人员缺乏激情与活力:工作不紧不慢，不讲速度，没有进取之心，不用心主动地承办工作。遇事拖旨，办事推诿，甚至有部分人觉得工作创新思路提得越多就是自己给自己增加更多麻烦。

7.办公室人员知识结构不合理。学习不够深入，没有系统的去学公文处理、后勤、管理等知识。

三、办公室推行5S管理的意义：

1.改善和提高企业形象

整齐、整洁的工作环境，容易吸引顾客，让顾客心情舒畅；同时，由于口碑的相传，企业会成为其它公司的学习榜样，从而能大大提高企业的威望。

2.促成效率的提高

良好的工作环境和工作氛围，再加上很有修养的合作伙伴，员工们可以集中精神，认认真真地干好本职工作，必然就能大大地提高效率。试想，如果员工们始终处于一个杂乱无序的工作环境中，情绪必然就会受到影响。情绪不高，干劲不大，又哪来的经济效益？所以推动5S，是促成效率提高的有效途径之一。

3.改善零件在库周转率

需要时能立即取出有用的物品，供需间物流通畅，就可以极大地减少那种寻找所需物品时，所滞留的时间。因此，能有效地改善零件在库房中的周转率。

4.减少直至消除故障，保障品质

优良的品质来自优良的工作环境。工作环境，只有通过经常性的清扫、点检和检查，不断地净化工作环境，才能有效地避免污损东西或损坏机械，维持设备的高效率，提高生产品质。

5.保障企业安全生产

整理、整顿、清扫，必须做到储存明确，东西摆在定位上物归原位，工作场所内都应保持宽敞、明亮，通道随时都是畅通的，地上不能摆设不该放置的东西，工厂有条不紊，意外事件的发生自然就会相应地大为减少，当然安全就会有了保障。

6.降低生产成本

第六个目的，强调的是降低生产成本。一个企业通过实行或推行5S，它就能极大地减少人员、设备、场所、时间等这几个方面的浪费，从而降低生产成本。

7.改善员工的精神面貌，使组织活力化

第七个目的，可以明显地改善员工的精神面貌，使组织焕发一种强大的活力。员工都有尊严和成就感，对自己的工作尽心尽力，并带动改善意识形态。

8.缩短作业周期，确保交货

推动办公室5S管理制度，通过实施整理、整顿、清扫、清洁来实现标准的管理，企业的管理就会一目了然，使异常的现象很明显化，人员、设备、时间就不会造成浪费。企业生产能相应地非常顺畅，作业效率必然就会提高，作业周期必然相应地缩短，确保交货日期万无一失了。